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Dokumenteigenschaften: Wie ihr Kunden verwirren könnt …

Ich habe ja derzeit ein wenig Zeit und beschäftige mich deswegen damit, die organisatorischen Abläufe, den Datenschutz und auch die Sicherheit ein wenig zu verbessern. Deswegen werden jetzt zum Beispiel meine E-Mails immer signiert sein, was ich schon länger einrichten wollte, wozu ich jetzt aber gekommen bin. Ich spiele da schon seit Jahren mit dem Gedanken, die E-Mails nicht nur zu signieren, sondern sie auch mit PGP zu verschlüsseln, aber die Mühe lohnt sich erst, wenn auch alle anderen dies tun. Ich bin da jetzt zumindest bereit für. Aber darum soll es hier im Artikel gar nicht gehen, denn gestern bin ich über einen anderen, ganz interessanten Punkt gestolpert.

Dokumenteigenschaften

Irgendwann vor ein paar Jahren war ich auf der Suche nach einer Vorlage für eine Rechnung. Ich bin mir sicher, dass das viele so machen, weil es einfacher ist, dass eigene Rechnungsformular auf Grundlage einer Vorlage zu erstellen. Ich bin da auch fündig geworden und habe diese Vorlage dann an meine Bedürfnisse angepasst. Um ehrlich zu sein, passe ich mein Rechnungsformular auch derzeit wieder an, nächstes Jahr soll es dann perfekt sein – also so ist mein Plan. Was ich in all den Jahren allerdings nie bearbeitet habe, weil es mich einfach gar nicht interessiert hat, sind die Angaben in den Dokumenteigenschaften.

Meine Aufmerksamkeit war dann geweckt, als ich mir eine meiner Rechnungen als PDF angesehen habe und dort in der Titelleiste irgendwas mit „Serienbrief-Rechnung“ stand. So heißt meine Datei gar nicht, aber irgendwoher muss diese Info ja kommen. Also schaute ich mir einmal die Dateieigenschaften an und da waren noch mehr Infos, die nicht von mir kamen und da dämmerte es mir, dass das noch Infos sein müssten, die aus der eigentlichen Vorlage kamen. Wahrscheinlich schaut sich nie jemand diese Dateieigenschaften an, weswegen ich die bisher auch nicht beachtet habe, aber wenn diese schon vorhanden sind, dann sollten sie doch zumindest zu meinem Unternehmen und mir passen. Also habe ich meine Rechnungsvorlage geöffnet, mir in LibreOffice die Dateieigenschaften anzeigen lassen und dort dann meine Daten hinterlegt.

Damit stieg dann auch mein Interesse daran, denn ich kann in der Beschreibung einen Titel angeben, der dann auch in der Titelleiste des PDF Readers steht. Bedeutet, wer hier kreativ ist, kann seinem Kunden mit jeder Rechnung auch ein kleines Lächeln ins Gesicht zaubern. Die Schlagwörter, die vergeben werden können, helfen dabei, ein Dokument leichter auffindbar zu machen. Bei einer großen Anzahl von Dokumenten kann das durchaus Sinn ergeben und zu einem späteren Zeitpunkt die Arbeit erleichtern. Und natürlich verraten die Dokumenteigenschaften auch ein wenig was über euch oder euer Unternehmen, wenn sich denn wer die Mühe macht, sich diese auch anzusehen.

Um es am Ende dann kurzzuhalten: nutzt die Dateieigenschaften! Wenn bei einem Angebot in der Titelleiste dann auf einmal Serienbrief-Rechnung steht und nicht Angebot, dann fällt das vielleicht erst einmal nicht auf, aber wenn es auffällt, ist es verwirrend. Wer kreativ ist, lässt sich hier Dinge einfallen, die dem Kunden vielleicht auch ein wenig Spaß bereiten, wer nicht, der gibt hier aber zumindest die passenden Dinge an.

Wie schon gesagt, ich habe bisher auch nicht viel auf diese Dateieigenschaften geachtet und will gar nicht wissen, wie viele Kunden ich damit schon verwirrt habe. Das diese vorhanden sind, war mir natürlich klar, aber die Auswirkungen nicht wirklich. Deswegen nehme ich mir jetzt die zwei Minuten, um auch die Dateieigenschaften zu bearbeiten.

Wie sieht es bei euch aus? Habt ihr euch schon darüber Gedanken gemacht? Bearbeitet ihr diese Regelmäßig oder beachtet ihr die gar nicht, so wie ich bisher?

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