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Streaming-Veranstaltungen planen

Als 2020 die Pandemie in unser Leben trat, musste ich mir Gedanken machen, womit ich während der Pandemie mein Geld verdienen kann. Meine damaligen Kunden waren stark durch die Pandemie und deren Einschränkungen getroffen, sodass sich hier meine Verdienstmöglichkeiten erst einmal einschränkten. Ziemlich schnell bin ich damals aber auf die Idee gekommen, dass ich kleinere Vereine dabei unterstützen könnte, ihre Veranstaltungen – bei denen das Publikum nicht mehr live vor Ort sein konnte – ins Internet zu streamen. Viele setzten auf ZOOM, andere auf YouTube, die Herausforderungen waren und sind aber immer dieselben. Nach mehr als einem Jahr in diesem Bereich, möchte ich hier nun einmal aufschreiben, was ich gelernt habe.

Jede Veranstaltung ist anders

Das Wichtigste gleich zu Beginn: Lasst keine Routinen einkehren! Wenn ihr einen Livestream plant, dann plant immer auch genügend Zeit ein, um das Setting zu testen. Jede Veranstaltung ist anders und sobald Menschen zum Beispiel per ZOOM zugeschaltet werden müssen, ist nicht nur die eigene Technik zu beachten, sondern auch die der Menschen, die zur Diskussion beitragen sollen. So hatten wir zum Beispiel bei einer Veranstaltung das Problem, dass die eigentliche Webcam eines Podiumsteilnehmers sehr schlecht war, ebenso wie das verwendete Notebook, was einfach nicht die Leistung brachte. Wenn das erst kurz vor der Veranstaltung auffällt, ist es meist sehr schwer, hier noch eine Lösung zu finden, deswegen solltet ihr unbedingt einige Tage vor der eigentlichen Veranstaltung einen Termin vereinbaren, bei denen alle Teilnehmer*Innen an einem Techniktest teilnehmen. Dann kann nämlich zum Beispiel auch schnell noch ein Smartphone zur Webcam umgerüstet werden, um die Bild- und Tonqualität eines Teilnehmers zu verbessern.

Ihr solltet diesen Techniktest auch dann machen, wenn alle Podiumsteilnehmer*innen im selben Raum sind, damit fehlende Technik oder Software noch besorgt werden können. Ein paar Minuten vor der Veranstaltung ist es nämlich eher stressig, sich noch ein bestimmtes Kabel kaufen zu müssen, oder einen Viewer für eine Präsentation zu installieren – besonders dann, wenn für den eingesetzten Rechner das Adminpasswort nicht bekannt ist und deswegen eine Installation von Software unmöglich ist.

Genauso kann es sein, dass die Softwareeinstellungen noch nicht ganz passen. In einer Veranstaltung war der Ton vor Ort super, bei denen, die den Livestream hörten, kam aber kaum etwas vom Ton an. Da das erst während der Veranstaltung auffiel, war ein eingreifen nicht mehr wirklich möglich, sodass in diesem Fall der Livestream ein Reinfall war, aber durch die fehlerfreie Aufnahme konnten wir das Ganze am Ende noch retten und die Veranstaltung nachgehört werden.

Das passiert übrigens nicht nur mit dem Ton, sondern es kann auch mit einer Präsentation passieren, die bei den Zuschauer*innen plötzlich total unscharf ankommt, obwohl sie vor Ort wirklich perfekt aussieht.

All diese Fehler können minimiert werden, wenn es vor der Veranstaltung einen anständigen Techniktest gibt, der nicht nur theoretisch durchgeführt wird, sondern wirklich praktisch. Heißt: Wenn es einen Livestream geben soll, dann sollte es auch während der Testsitzung einen Livestream geben, an dem auch ein paar Zuschauer*innen teilnehmen, um Probleme bei der Übertragung aufzuspüren und abzustellen.

Um es noch einmal deutlich zu sagen: Wenn ihr dies erst kurz vor der Veranstaltung macht, könnte es am Ende zu unnötigen Spannungen zwischen den Menschen im Raum kommen, weil bei allen der Stresslevel steigt! Erspart euch das bitte, denn so eine Veranstaltung soll nicht zu einer Teamkrise führen, sondern sie soll für alle einen Mehrwert bieten. Seid euch daher auch bewusst, dass es keine perfekten Streams geben wird, jedenfalls dann nicht, wenn ihr nicht mit Profis zusammenarbeitet, die jeden Tag Sendungen fürs Fernsehen oder für YouTube produzieren. Es muss aber auch gar nicht perfekt werden, es sollten nur all die Fehler ausgeschlossen werden, die vermeidbar sind. Für alles andere haben auch die Zuschauer*innen Verständnis.

PowerPoint, Videos, Bilder

Wenn während der Veranstaltung PowerPoint-Präsentationen eingeblendet, Videos eingespielt oder Bilder gezeigt werden sollen, so sammelt all diese Medien schon vor der Veranstaltung ein und setzt einen Termin, an dem die endgültige Version eingereicht sein muss. Am besten wäre es natürlich, all diese Medien schon zum Testtermin zu haben, sollte das aber nicht möglich sein, so sollte es zumindest eine Rohversion geben, um auch hier schon zu testen, ob alles vorhanden ist. Wie schon geschrieben, könnte es schwer werden, fehlende Software kurz vor der Veranstaltung zu bekommen.

Noch Mal in kurz:

  • Plant genügend Zeit für den Aufbau ein
  • Plant einen Termin für einen Technik-Test ein
  • Systemupdates installieren und automatische Updates für den Tag der Veranstaltung deaktivieren
  • Sammelt alle Medien, die während der Veranstaltung gezeigt werden sollen, rechtzeitig ein
  • Testet nicht nur die Technik vor Ort, sondern auch die der Podiumsteilnehmer*innen
  • Testet auch unbedingt die Qualität der Übertragung und nicht nur die Qualität des Signals vor Ort
  • Habt einen Plan B zur Hand!
  • Versucht Stress zu vermeiden!
  • Versucht Stress zu vermeiden!
  • Und versucht Stress zu vermeiden!

Während der letzten Monate habe ich einige Veranstaltungen unterstützt, viele davon waren okay, einige sind im totalen Chaos geendet, nur weil einige der oben genannten Dinge nicht eingehalten wurden. Wobei es nur eine Veranstaltung gab, die wirklich totaler Schrott war und wo ich an diese Veranstaltung denke, fällt mir noch ein: Macht eine Backup-Aufnahme vor Ort vom Ausgangssignal, denn auch damit kann viel gerettet werden.

Kleiner Nachtrag: Systemupdate einspielen!

Noch ein kleiner Nachtrag, weil auch das gerne zu Problemen am Tag der Veranstaltung führt: Installiert rechtzeitig alle Systemupdates! Schaltet also die Geräte, die ihr für die Veranstaltung braucht, mindestens einen Tag vor der Veranstaltung einmal ein und installiert die Updates, sofern welche vorhanden sind. Und wenn ihr dann noch auf Nummer Sicher gehen wollt, schaltet ihr für den Tag der Veranstaltung die automatischen Systemupdates aus, damit euch die auch wirklich nicht am Veranstaltungstag das Gerät unbrauchbar machen.

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